沈阳医学院后勤服务集团物资采购管理办法

发布时间:2010-03-23文章来源: 浏览次数:

第一条 为加强后勤服务集团物资采购工作的规范化管理,响应学校构建和谐、节约型校园的号召,明确后勤采购工作职责和程序,确保后勤采购工作高效规范有序,保障和促进学校教学、科研工作的发展,遵循公平、公开、公正、择优及维护学校利益的原则,结合我校后勤采购工作实际,特制定本办法。

第二条 本办法所指“物资采购”是指后勤服务集团各部门维持工作正常运转所需购买的各种物资。主要范围:

一、各类水、电、暖维修所需的物资材料;

二、校园环境卫生清洁、绿化用品。

三、后勤服务集团各部门办公用品。

第三条 集团材料物资采购,实行统筹计划,集中采购,统一管理,财务监督的管理体制和运行机制。办公室为集团材料物资采购职能部门,集团所有材料物资采购业务,均由办公室组织实施。各单位所需材料物资,应事先提出采购计划,填写《物资采购申请单》,经总经理批准后,由办公室组织集中采购。

第四条 物资采购程序

一、1万元以下零星采购程序:首先由用户部门提出申请,填写《物资采购申请单》,部门负责人签字,报后勤服务集团,经总经理批准后,由办公室安排采购。采购后的物资必须入库,经仓库保管员验收合格后,办理入库手续。

二、外购的各种物资价值在1万元以上和单件价值低但批量大的大宗物资采购价在 1万元以上的,由使用部门提出采购物资品名、数量、规格、型号、功能指标、技术参数、质量等内容要求,后勤服务集团组织市场考察。考查结果上报学校审计处,按审计结果采购。

第五条 采购、领用流程:1、请购;2、采购;3、接收和验货入库;4、领料;5、结算;6、采购档案管理。

一、请购

1、请购部门的经办人员应依用料预算,开具集团统一编制的一单多品的《物资采购申请单》,并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项(必须注明材料用途,否则不予采购),经部门负责人审核后呈请集团总经理审核。

2、所购物料是特定的厂家所生产或特定的供应商所销售的,请购部门应在开具的一单多品《物资采购申请单》上注明后,提出请购。

3、紧急请购时,由请购部门于《物资采购申请单》用途栏说明原因。

二、采购

符合物资采购与供应范围的《物资采购申请单》,有库存商品的,按《物资采购申请单》要求的日期进行供应,没有库存商品的,确定采购方式,制定采购计划,组织采购。

三、接收和验货入库

1、负责接收和验货入库的人员,根据请购部门的《物资采购申请单》和送货原始凭证进行收货,核对《物资采购申请单》或订单内容与供货商开具的送货原始凭证是否相符,然后按送货原始凭证核对供货商所送物料的品种、规格、数量。验收的重点为商品的数量和品质。

2、物料的数量品质验收无误后,由仓库管理员及有关主管人员在送货原始凭证单据上签字,并填写《入库单》。

3、仓库管理员根据送货原始凭证和《入库单》登记《仓库实物帐》。

四、发料、领料

1、对各物料需求部门递交的《物资采购申请单》,仓库内有库存时,应当立即根据《物资采购申请单》内容按发料、领料程序进行出库。

2、仓库管理员根据物料领用部门签字的《领料(出库)单》逐一核对商品名称、规格、数量,每一品种材料的数量余额应做到随入随结,随出随结。

3、《领料(出库)单》一式三联复写,禁止分联填写:第一联交留物品领用部门,第二联为仓库作为登记实物帐的依据,第三联交由办公室电脑存档备案。

4、办公室对仓库管理员交来已签字的《领料(出库)单》进行审核,审核该凭证的合法性、正确性和及时性,如审核无误,告知仓库管理员根据上述凭证登记有关帐薄,分别增加和减少仓库的库存,同时录入电脑。

五、结算

1、 结算是指收到供货商物料,并进行验收入库,以入库单和发票作为凭证,向供货商支付货款的行为。

2、 办公室根据仓库管理员签字的送货原始凭证和验收入库单,根据集团报帐程序,规定办好手续后,到学校财务处报帐向供应商支付货款。

六、采购档案归档

集团办公室负责采购、领用过程中所有资料的保存、归档。包括:《物资采购申请单》、《入库单》、《出库(领料)单》及结算支票号、金额等。

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